Baza wiedzy Kiero OMS.

Moduł Moje zakupy służy do ręcznego rejestrowania zakupów towarów i innych wydatków organizacji oraz do śledzenia powiązanych przesyłek.

Dostęp i włączenie modułu

Moduł jest domyślnie wyłączony. Właściciel organizacji może go włączyć lub wyłączyć w Profilu → Ustawienia organizacji. Tylko właściciel ma prawo zmienić tę opcję. Po wyłączeniu moduł znika z menu, a jego dane nie są używane w analizie kosztów.

Dodawanie wpisu

W Moje zakupy → Nowy wpis można wybrać jeden z dwóch typów:

• Zakup produktu — z nazwą produktu lub powiązaniem z produktem;
• Inny wydatek — z opisem kosztu, np. opakowanie, narzędzie lub usługa.

Podstawowe pola wpisu:

• data;
• produkt lub opis;
• kwota;
• waluta;
• informacja, czy dostępna jest faktura;
• decyzja, czy wpis ma być uwzględniany w kosztach;
• opcjonalna notatka.

Numer śledzenia nie jest wymagany. Zwykły wydatek można zapisać bez przesyłki.

Istniejący wpis można edytować lub usunąć. Podczas edycji można również dodać,
zmienić albo usunąć powiązaną przesyłkę. Zmiana danych przesyłki resetuje jej
status śledzenia, aby wcześniejsze potwierdzenie nie dotyczyło nowego numeru.

Wyszukiwanie i filtrowanie

Lista korzysta ze wspólnego nagłówka modułów. W nagłówku dostępne są wyszukiwanie po nazwie produktu lub opisie oraz filtr złożony według miesiąca, typu wpisu, obecności powiązanej przesyłki i statusu przesyłki. Wyniki są ładowane stronicami po 50 wpisów, a zmiana filtra resetuje listę na pierwszą stronę. Wpisy są grupowane według miesiąca; każdą grupę można rozwinąć lub zwinąć, a po zwinięciu widoczna jest suma wpisów według waluty.

Przesyłka i kurier

Jeśli zakup dotyczy przesyłki, należy zaznaczyć Dotyczy przesyłki. Najpierw wybiera się kraj, a następnie kuriera. Domyślnym krajem jest Polska.

Dostępne są kurierzy:

• Polska: Allegro, Poczta Polska, DPD, ORLEN Paczka, DHL, InPost, GLS;
• Ukraina: Nova Poshta, Ukrposhta, Meest.

Lista kurierów jest stałym katalogiem przewoźników, niezależnym od nazw integracji skonfigurowanych przez organizację. Aktywna konfiguracja/API przewoźnika jest używana osobno podczas automatycznego sprawdzania. Numer śledzenia można pozostawić pusty. Bez numeru przesyłka pozostaje wpisem ręcznym i nie jest wysyłana do automatycznego sprawdzania.

DHL na tej liście służy tylko do śledzenia własnej przesyłki powiązanej z zakupem.
Bezpośrednie podłączenie DHL jest obecnie ukryte w Integracjach; nie służy do
nadawania przesyłek ani tworzenia etykiet dla zamówień klientów.

Status i uwzględnianie w kosztach

Wpis z zaznaczonym Uwzględnij w kosztach wpływa na podsumowanie dopiero wtedy, gdy:

1. nie ma powiązanej przesyłki, albo
2. przesyłka została oznaczona jako dostarczona i ręcznie potwierdzona jako otrzymana.

Przesyłki oczekujące, niedostarczone, nieotrzymane i zwrócone nie są wliczane do kosztów. Dzięki temu zwrot lub problem z dostawą nie zaniża ani nie zawyża wyniku finansowego.

Po wykryciu statusu dostarczona system pokazuje panel ostrzegawczy. Panel można zwinąć i wybrać:

• Otrzymano;
• Nie otrzymano;
• Zwrócono.

Dashboard i analiza finansowa

Dashboard pokazuje kartę łącznej wartości zakupów uwzględnionych w kosztach. Kwoty w różnych walutach są przeliczane na walutę bazową organizacji.

Ta kwota zwiększa koszty i wpływa na ogólną rentowność. Moduł jest rozdzielony od standardowej ceny zakupu produktu, aby nie naliczać tego samego kosztu dwa razy.

Automatyczne śledzenie

Raz dziennie self-hosted scheduler tworzy zadania w kolejce job_queue. Zadania sprawdzają przesyłki z numerem śledzenia za pomocą skonfigurowanych adapterów przewoźników.

Automatyczne sprawdzanie wymaga aktywnej konfiguracji API danego dostawcy. Sam wybór kuriera na liście nie oznacza jeszcze, że organizacja ma skonfigurowane dane dostępowe do jego API. Jeśli konfiguracji nie ma, zadanie zapisuje czas sprawdzenia i informację o braku konektora.

Faktury i dokumenty

W pierwszym etapie system przechowuje tylko informację, czy faktura jest dostępna (invoice_available). Pliki PDF i zdjęcia faktur nie są jeszcze przechowywane ani przesyłane do R2. Obsługa załączników jest zaplanowana jako osobny etap.

Najczęstsze pytania

Czy mogę dodać wydatek bez produktu?

Tak. Wybierz Inny wydatek i wpisz opis.

Czy mogę dodać zakup bez numeru śledzenia?

Tak. Numer śledzenia jest opcjonalny.

Czy zwrócona przesyłka jest liczona jako koszt?

Nie. Po oznaczeniu przesyłki jako zwróconej wpis jest wyłączany z efektywnego kosztu.

Kto może włączyć moduł?

Wyłącznie właściciel organizacji.